Dai sistemi informativi ai più moderni sistemi ERP

Prerogativa del sistema informativo: produrre informazioni giuste al momento giusto. In questo articolo ti spiego come i cambiamenti sociali hanno influito sulla evoluzione dei sistemi informativi e come nell’età contemporanea l’evoluzione tecnologica abbia cambiato il modo di produrre informazioni e di gestire l’impresa.

Partiamo dai fondamentali e cerchiamo di delineare il quadro di riferimento in cui si colloca il sistema informativo aziendale. Il funzionamento dell’impresa è retto dai cosiddetti meccanismi o sistemi operativi (leggi anche: quanto sono importanti i meccanismi operativi), e cioè la pianificazione e il controllo di gestione, il coordinamento delle risorse e il sistema informativo.

Quindi ora sai che il sistema informativo è un meccanismo fondamentale per il funzionamento dell’impresa. Il sistema informativo ha il compito di trattare una importante risorsa aziendale, l’informazione.

In parole più semplici, il sistema informativo aziendale ha il compito di trasformare le informazioni provenienti dall’esterno e dall’interno in altre informazioni, con l’obiettivo di supportare le attività operative e decisionali dell’impresa.

L’evoluzione del sistema informativo aziendale

Nel tempo l’impresa è cambiata, ma anche il tempo ha cambiato l’impresa. Dalla semplice azienda agricola familiare, si è passati a quella rurale impegnata anche in altre attività diverse da quella agricola.

Poi si è passati a quella artigianale impegnata in attività differenti da quella agricola, ed infine, alla grande impresa bancaria, commerciale e industriale con interessi internazionali che oggi tutti conosciamo.

In ogni cambiamento si sono sperimentati nuovi modelli di gestione di impresa e tutto ciò è stato possibile solo attraverso la lettura delle informazioni e dalla analisi dei fatti.
Naturalmente anche i sistemi informativi hanno subìto l’influenza di questi cambiamenti tant’è che quando finalmente si è capito il valore dell’informazione e della sua influenza sullo sviluppo dell’impresa, questi meccanismi sono diventati oggetto di osservazione privilegiata delle scienze aziendali.

Una volta le imprese erano strutturate per dipartimenti o per funzioni e anche i sistemi informativi di quel tempo seguivano questo tipo di modello e, per questo motivo, quando l’informatica ha iniziato a interessarsi ai fenomeni aziendali ha reso disponibili applicazioni software progettate su questo modello organizzativo.

I primi sistemi informatici hanno focalizzato la propria attenzione nell’area della produzione e dell’amministrazione, poi degli acquisti e così via.

Quindi ogni dipartimento o funzione era dotato di un sistema informatico e di un portafoglio di dati progettato sul proprio sistema informativo.

Lo scambio di informazioni tra un sistema e l’altro era assicurato, con non pochi problemi, tramite lunghe e complesse procedure di trasferimento e allineamento dati sia manuali che automatiche.
Negli anni, grazie all’evoluzione tecnologica è stato possibile progettare e sviluppare sistemi informativi integrati.
Il contributo delle tecnologie informatiche ha permesso di realizzare:

  • la condivisione dei dati e delle informazioni all’interno della organizzazione aziendale,
  • lo sviluppo del modello organizzativo orientato al processo,
  • l’automatizzazione delle attività ripetitive,
  • la proceduralizzazione delle attività,
  • un sistema organizzativo più efficace e efficiente.

Queste tecnologie software hanno permesso di progettare e sviluppare molte applicazioni per la gestione dell’impresa.
Tra queste, quelle più recenti sono conosciute come sistemi ERP, Enterprise Resources Planning.


I Sistemi ERP non sono tutti uguali

Fermi tutti, i Sistemi ERP non sono tutti uguali. Alcuni sono progettati sulla base di una visione più sistemica dell’impresa, sono più flessibili e, quindi, riescono ad adattarsi meglio ad un qualunque ambiente organizzativo e ad evolversi in continuazione. Altri, invece, lo sono meno, sono più monolitici e molto spesso non riescono a sostenere i cambiamenti delle dinamiche organizzative.

Sono le loro specifiche caratteristiche a fare la differenza (leggi questo argomento). In ogni caso, anche le imprese non sono tutte uguali. Pur appartenendo allo stesso settore, non hanno la stessa struttura organizzativa e i meccanismi operativi che regolano le dinamiche del loro funzionamento sono diversi.

Quindi, non solo i sistemi ERP non sono tutti uguali, ma anche le imprese non lo sono. Scegliere quello più adatto alla propria impresa, è come scegliere un vestito. Bisogna considerare:

  • la taglia giusta, per meglio adeguarlo alla vestibilità della persona,
  • il colore o la fantasia giusta, per soddisfare il gusto della persona,
  • gli accessori giusti, per offrire una maggiore completezza d’insieme.

Non un un’unica taglia, un unico colore e un unico accessorio per tutte, ma ad ognuna il vestito più adatto.



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Francesco Muggeo
Esperto di Organizzazione e Management.