Il momento della scelta del sistema informatico è un evento di notevole rilevanza strategica. È l’occasione giusta per rendere più efficace ed efficiente l’azione e l’operatività dell’impresa, sia all’interno che verso l’esterno.
E’ necessario, quindi, analizzare:
- tutti i processi aziendali,
- il fabbisogno informativo,
- le procedure operative,
- le funzioni e i ruoli aziendali.
Non perché sia meno importante, è l’occasione per definire anche la configurazione del controllo di gestione.
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Non considerare queste attività, significa aumentare notevolmente il rischio di replicare nel nuovo sistema informatico vecchi processi e vecchie procedure.
E molto spesso, l’euforia iniziale di implementare un nuovo sistema informatico per migliorare la performance aziendale si spegne in breve tempo.
Il risultato? Dal punto di vista organizzativo ci si accorge che è cambiato ben poco, mentre dal punto di vista economico, ci si accorge che l’investimento è servito solo a sostituire una tecnologia con un’altra e nient’altro, per ottenere solo qualche automatismo in più.
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Le motivazioni che portano al cambiamento
Quando nasce l’esigenza di rottamare il proprio sistema informatico è necessario esplorare le motivazioni che ci spingono a farlo
- E’ inadeguato il portafoglio informativo?
- Il livello di copertura funzionale è insufficiente?
- Il sistema di reporting è carente?
- Si ritiene che il sistema sia poco efficiente?
- E’ difficoltoso o non si sa come impostare la procedura per il controllo di gestione?
Sono tutti quesiti che non riguardano la materia informatica in senso stretto, ma quella organizzativa, altrimenti le motivazioni sarebbero diverse:
- Il software gestionale è lento?
- Si blocca spesso generando disagio agli utenti?
- Gli errori di sistema non sono ben documentati?
- Si verificano frequentemente dei malfunzionamenti?
- Il software non funziona con le versioni più aggiornate del sistema operativo?
Quindi, conoscere esattamente le motivazioni che spingono verso il cambiamento permette di capire in quale area è necessario intervenire e quali sono gli interlocutori più competenti.
L’approccio al cambiamento
La scelta e l’implementazione di un sistema ERP è un’operazione piuttosto complessa perché si tratta di individuare e personalizzare il software applicativo più adatto ad ospitare il proprio sistema informativo aziendale.
Non è un’attività banale e per farla non si può prescindere:
- dal conoscere i processi aziendali e le dinamiche che muovono il sistema impresa,
- dal saper distinguere le false esigenze organizzative da quelle reali,
- dal valutare tutti i fattori che concorrono alla formazione del sistema informativo aziendale.
Sono tutte valutazioni che permettono la corretta descrizione dei requisiti richiesti al sistema informatico.
Come si comportano le imprese più strutturate
La PMI più strutturata e burocratizzata approccia il processo di informatizzazione in due modi:
- rivolgendosi a una società di informatica che assicuri la presenza di consulenti in grado di comprendere il linguaggio aziendale e le dinamiche organizzative,
oppure,
- rivolgendosi a consulenti d’impresa esperti di sviluppo organizzativo che assicurino massima oggettività e totale indipendenza dai fornitori di software.
Come si comportano le imprese meno strutturate
La PMI meno strutturata, invece, utilizza generalmente un approccio diverso, più comunemente chiamato approccio tecnologico. Generalmente, in questo approccio, a determinare la scelta del software applicativo è la direzione aziendale supportata dal personale interno che gode di maggiore fiducia.
A prevalere è la logica del do it yourself (in italiano: fai da te). Questa si basa su informazioni raccolte nel web, sul passa parola, sull’offerta di software applicativi settoriali, sulle best practices fornite dai diversi fornitori software, su una demo, e così via.
In altri termini, si basa solo su percezioni e sensazioni.
Approccio consulenziale vs Approccio tecnologico
Quelli appena descritti, sono approcci molto differenti tra loro, che ovviamente portano a risultati molto diversi:
- quello con matrice consulenziale è più sistemico e garantisce maggiormente i risultati attesi,
- quello con matrice tecnologica, invece, è più empirico, lascia molto spazio agli errori di valutazione e si presta facilmente a far nascere molte perplessità e successive contestazioni.
L’errore più comune dalle imprese che scelgono l’approccio tecnologico è quello di dare per scontato che tutti i fornitori di software applicativo abbiano profonde conoscenze in materia organizzativa.
Ovviamente questo è sbagliato perché i fornitori software hanno generalmente elevate competenze in materia informatica e, non sempre, conoscono le dinamiche che regolano il funzionamento del sistema organizzativo aziendale.
Tra l’altro le loro esperienze maturate nei diversi settori d’impresa non sempre sono aderenti alle necessità di altre operanti nello stesso settore.
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È pur vero, però, che l’approccio consulenziale richiede un maggiore impegno da parte dell’impresa che non sempre è sostenibile da quella meno strutturata perché, quasi sempre, dispone di minori risorse umane e finanziarie.
L’approccio snello nell’implementazione di un ERP
La maggiore o minore conoscenza della materia organizzativa influisce notevolmente sui risultati attesi dall’implementazione di un ERP. Quindi, questo è un fattore di rischio che non può essere trascurato.
L’approccio snello limita tale rischio ed è più adatto alla PMI meno strutturata, ma ciò non significa che possa essere utilizzata da quella più strutturata.
I latini direbbero: “in medio stat virtus”.
Questo approccio, infatti, prevede il coinvolgimento di un consulente d’impresa esperto di sviluppo organizzativo che rileva le esigenze aziendali per poi rappresentarle sia nella selezione e scelta del software applicativo, sia nelle successive fasi di implementazione del sistema ERP.
L’approccio snello si differenzia dall’approccio consulenziale perché non richiede una serie di attività progettuali preventive.
Si sposa perfettamente con la metodologia di sviluppo agile (agile implementation) e, una volta effettuata la scelta del software applicativo, tutte le attività implementative vengono affrontate in progress.
Ad ogni rilascio di porzioni del software, viene eseguito un test dal responsabile di funzione che ne verifica la conformità alle esigenze dichiarate.
Il consulente d’impresa, dunque, assorbe tutte le attività di gestione del progetto e, di conseguenza, libera ogni responsabile di funzione dal seguire le fasi implementative.
Le mie considerazioni
Non è infrequente imbattersi in ERP molto efficaci dal punto di vista della copertura funzionale ma, allo stesso tempo, poco efficienti dal punto di vista operativo, tanto da non essere sempre utilizzati appieno.
Naturalmente il supporto di un consulente d’impresa integra le proprie competenze e conoscenze con le migliori pratiche aziendali, e fa sì che il fornitore del software applicativo possa procedere senza ambiguità all’implementazione del sistema ERP.
Inoltre, la sua presenza rappresenta anche l’occasione per rivedere i processi aziendali e rendere più efficienti le procedure operative. Il tutto al fine di migliorare le attività verso il cliente.
Personalmente trovo molto innovativo e interessante l’approccio lean advice soprattutto perché cerca di rimuovere tutte quelle barriere che ancora oggi si interpongono tra il mondo dell’impresa e quello della consulenza.
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