Perché il ciclo di vita di un ERP dipende dalle nostre scelte

Non è infrequente sentirsi dire dai propri collaboratori.

«Questo programma non mi permette di fare.»
«Questo programma non mi aiuta a svolgere il mio compito.»
«Questo programma non mi consente di estrarre questi dati.»
«Questo programma non rispetta i principi contabili.»
«Questo programma non è ergonomico ed è difficile da usare.»

Sembrerebbe che la causa di tutti i mali sia sempre e solo il sistema informatico. Ma sarà così? A volte è così, ed ora vedremo il perché, altre volte, invece, le cause sono da ricercarsi altrove, e non nel sistema informatico.

Le variabili che influenzano il ciclo di vita di un sistema ERP

Il sistema informatico è il luogo in cui emergono molti dei tanti problemi dell’impresa.
Le osservazioni e le lamentele di chi quotidianamente utilizza il sistema informatico rappresentano solo gli effetti di una possibile causa che non sempre sappiamo riconoscere. Come si fa?

Generalmente le cause possono essere tecniche o gestionali.

Quelle tecniche sono soprattutto legate ai malfunzionamenti del software la cui rimozione è assicurata mediante dei contratti di assistenza tecnica e di aggiornamento al software.

Quelle gestionali, invece, sono legate più che altro alla gestione operativa e dipendono essenzialmente dai meccanismi operativi (Leggi questo argomento) che muovono il sistema impresa.


Il 70% delle cause dei problemi dell’impresa sono di natura gestionale

Un importante meccanismo operativo dell’impresa è il sistema informativo perché produce tutte le informazioni necessarie al suo funzionamento.
Quando il sistema informativo aziendale è totalmente riversato in un Sistema Erp è necessario prestare molta attenzione a mantenerlo in perfetta efficienza.

Nel momento in cui non è più in grado di fornire le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività di routine e a quelle decisionali, significa che il sistema informatico, in tutt’uno con quello informativo, inizia a degradare.

I sintomi si manifestano sotto forme diverse, l’informazione da formale diventa informale, da condivisa inizia ad essere proprietaria, la quantità di carta giacente sulla postazione del personale operativo cresce a vista d’occhio, si ricorre ad un maggior uso degli strumenti di produttività personale. In poche parole, ognuno si arrangia come può.

Tutto questo, genera disfunzioni e sacche di inefficienza i cui effetti si ripercuotono direttamente sulla creazione di valore al cliente (Leggi argomento).
Quando il Sistema ERP non è più in grado di drenare le esigenze operative e decisionali, significa che rispetto alle fasi del suo ciclo di vita, è in corso quella del declino.


È davvero necessario rottamare il proprio sistema ERP?

A questo punto, dietro la spinta delle lamentele e del caos organizzativo prende forma l’esigenza di rottamare il proprio sistema informatico per adottarne un altro più performante e aumenta la convinzione che i problemi dipendano dalle tecnologie. È proprio questa convinzione ad essere l’origine di gran parte dei problemi dell’impresa. Il motivo? Eccolo.

Questa convinzione offusca le idee, e anche quando i problemi sono di natura gestionale, induce l’impresa a chiedere supporto agli esperti di informatica piuttosto che ad esperti di gestione aziendale.

È come dire: “se ho un problema di salute, mi rivolgo ad un farmacista al mio medico curante?”

I problemi di gestione vanno affrontati con i consulenti d’impresa e non con i professionisti di tecnologie informatiche. Tra l’altro, non sempre è necessario rottamare il proprio sistema informatico.

Una volta individuate le cause e trovata la terapia giusta, potrebbe essere sufficiente richiedere al fornitore IT un semplice riallineamento del sistema informatico per ripristinare rapidamente le sue condizioni di efficienza operativa.

Affrontare i problemi di gestione con i professionisti competenti di questa materia permette, se e quando possibile, di evitare la rottamazione del sistema informatico e, quindi, di allungarne il ciclo di vita.

Si evitano così costi inutili e, soprattutto, si evitano i tipici traumi che vengono a determinarsi nei collaboratori quando si cambia sistema informatico.

Questa attività di check up e di analisi si chiama assessment.


L’assessment e i suoi attori

L’assessment è un’attività complessa nella quale la richiesta di interventi tecnici sul sistema informatico passa obbligatoriamente dall’osservazione dei fenomeni aziendali.

Questa attività richiede l’intervento di un esperto di sistemi informativi (consulente di organizzazione e management) per l’individuazione delle cause dei problemi e il suggerimento degli interventi da realizzare.

Generalmente si avvale della collaborazione di un esperto di informatica gestionale (consulente di informatica aziendale) per formalizzare gli interventi richiesti in un linguaggio tecnico più vicino a quello utilizzato dai tecnici informatici del fornitore del Sistema ERP.


Perché è importante l’assessment

L’arma più efficace per affrontare con successo le situazioni di incertezza è avere informazioni giuste, corrette e veritiere, al momento giusto. Non averle quando se ne ha bisogno, è inutile perché il loro valore è legato a quel preciso momento.

L’assessment serve proprio a questo, a mantenere sempre in efficienza il sistema produttivo delle informazioni. Quando questo non funziona bisogna chiedersi se non abbiamo fatto tutto quello che era necessario fare.

Se alla tua auto non fai mai manutenzione, è sicuro che prima o poi si ferma. Se non allinei il tuo sistema informativo e informatico alle dinamiche organizzative, prima o poi tutto collassa.



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Francesco Muggeo
Esperto di Organizzazione e Management.