Procedure operative: efficace rimedio al caos organizzativo

Basta sentirsi dire:
«Non sapevo di dover far questo.»
«Nessuno mi ha detto di farlo così.»
«Non spetta a me risolvere questo problema o fare questa cosa, io mi occupo di altro.»
«Non ho fatto questa cosa perché pensavo fosse di competenza del mio collega.»

Questi sono solo alcuni degli effetti del caos organizzativo.

Come si sviluppa il caos organizzativo

Nella realtà italiana, soprattutto in quella delle piccole e medie imprese, viene sempre data molta enfasi a quei fattori che determinano il posizionamento dei prodotti nei confronti dei concorrenti o ad altri elementi che confrontano l’impresa direttamente col mercato.

Si presta, invece, meno attenzione a quei fattori interni che riguardano il funzionamento dell’impresa e che giocano un ruolo fondamentale per ottenere il successo e il suo consolidamento nel tempo.

Il caos viene generalmente innescato da un perverso meccanismo che ha il grande difetto di ereditare e sommare tutti i difetti di coloro che operano nell’impresa.

Si chiama autoregolamentazione e si fonda su un insieme di regole non scritte ma dettate dalle necessità dei singoli operatori. In questo modello organizzativo prevale l’interesse del singolo su quello dell’intero sistema organizzativo, ognuno cura il proprio orticello disinteressandosi degli altri.

Una efficace risposta al caos organizzativo e che allo stesso tempo contrasta anche il fenomeno dell’autoregolamentazione sono le procedure operative.


Le procedure operative sono un efficace rimedio

Le procedure operative giocano un ruolo centrale nello sviluppo organizzativo dell’impresa. Regolano il comportamento degli individui, rendono economicamente possibile il trattamento di qualsiasi evento interno, e permettono al sistema organizzativo di rispondere velocemente ai cambiamenti provenienti dall’ambiente esterno.

La proceduralizzazione delle attività viene spesso confusa con la burocratizzazione dell’impresa.
Ciò è sostanzialmente errato poiché procedura di per sé non è sinonimo di appesantimento o di perdita di flessibilità, né di perdita di efficienza.

Proceduralizzare significa, al contrario, fissare le regole di comportamento, assegnare responsabilità, eliminare incertezze al fine di predisporre l’ambiente organizzativo ad operare nel modo più efficiente ed efficace possibile.

Quindi, le procedure non sono una caratteristica delle sole imprese di grandi dimensioni e con grandi volumi di operazioni, anche se, sicuramente, è in tali situazioni che diventano una condizione necessaria per la sopravvivenza dell’impresa.

È infatti naturale che il bisogno di procedure diventi più urgente quando l’impresa cresce nel volume delle operazioni o nel numero degli addetti, e l’imprenditore e i suoi più stretti collaboratori non sono più in grado di prendere parte diretta alla gestione di tutti gli eventi aziendali.

In pratica, le procedure operative descrivono i processi aziendali e la sequenza ordinata delle attività e delle operazioni che devono essere svolte da ogni operatore.
Oltre a descriverle nel linguaggio naturale, vengono generalmente rappresentate anche graficamente in un flow chart.

Il flusso così rappresentato permette di osservare le relazioni che vengono ad instaurarsi tra tutte le funzioni aziendali, e di tracciare il percorso delle informazioni all’interno di ogni processo.


Benefici che apportano le procedure operative

In generale, le procedure sono finalizzate a:

  • conformare le attività svolte all’oggetto sociale, alle politiche ed alle direttive dei vertici aziendali,
  • salvaguardare il patrimonio dell’impresa,
  • rendere attendibili i dati e le informazioni per le attività decisionali,
  • ridurre l’impatto del turnover della forza lavoro quando è il momento del loro avvicendamento.

Quindi, l’emissione delle procedure è indispensabile alla corretta gestione dell’impresa e al suo controllo, e va fatta soprattutto quando è necessario consolidare la dimensione dell’impresa e recuperare la maggiore efficienza operativa possibile lungo le fasi del ciclo economico.


Come si sviluppano le procedure operative e chi le predispone

Quando si parla di procedure operative non si può fare a meno di parlare di qualità e della norma ISO 9001:2015.

Le procedure operative non viaggiano da sole ma devono essere inquadrate nel Sistema di Gestione della Qualità (per approfondire Leggi argomento) dell’impresa che rappresenta l’insieme di tutte le attività collegate e interdipendenti che influenzano la qualità di un prodotto o di un servizio.

Il Sistema di Gestione della Qualità sovrintende:

  • il sistema organizzativo
  • i processi di business
  • le responsabilità dei vari livelli
  • le procedure operative
  • le risorse tecniche e il loro impiego
  • le risorse umane costituite da persone che:
    • sanno cosa fare
    • sanno come farlo
    • hanno i mezzi per farlo
    • sono motivate a farlo, perché hanno un obiettivo comune.

Chi ha le competenze in questa materia sono sicuramente i consulenti d’impresa esperti di organizzazione e gestione d’azienda. È a loro che bisogna rivolgersi per far sì che le procedure operative rispettino i dettami della Qualità e, soprattutto, che non restino semplicemente scritte sulla carta come spesso succede.

Bisogna divulgarle, assicurarsi che vengano da tutti recepite e applicate, così come bisogna assicurarsi che vengano costantemente aggiornate in funzione delle dinamiche organizzative.
Ovviamente devono essere recepite anche dal Sistema ERP, altrimenti non ha senso averle.

«È inutile parlare di aereo, se poi ho paura di salirci a bordo e decido di procedere sempre a piedi.»



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Francesco Muggeo
Esperto di Organizzazione e Management.