Prendete un’orchestra composta da 100 orchestrali e dite loro di suonare. Senza uno spartito da seguire, ognuno lo farebbe a modo proprio senza rispettare tempi e modi. Qui entra in scena il direttore d’orchestra che coordina il loro fare, lo controlla e apporta le dovute correzioni per ottenere così una composizione musicale degna delle nostre orecchie.
Ma anche i direttori d’orchestra si distinguono per il loro diverso modo di interpretare uno spartito, per il loro diverso modo di scegliere e di armonizzare il lavoro degli orchestrali, e questo è il motivo per il quale ci sono interpretazioni più belle rispetto ad altre.
La stessa cosa avviene in un qualunque sistema organizzativo che si rispetti: 100 persone che svolgono il loro lavoro seguendo le procedure operative, sotto il coordinamento e controllo dei vertici aziendali. E anche nell’impresa, come nell’orchestra, il differente stile di guida porta ad avere strutture organizzative più performanti rispetto ad altre.
INDICE DEGLI ARGOMENTI
Cosa sono i meccanismi operativi
Il sistema organizzativo è costituito di una parte statica e di una parte dinamica. Quella statica prevede e regola la distribuzione delle risorse e ne assegna i ruoli organizzativi, e cioè rappresenta la dotazione di base necessaria al funzionamento dell’impresa, la macchina organizzativa.
Vista così, la macchina organizzativa non ci dice molto sulle dinamiche che regolano il movimento dell’organizzazione però tutti sappiamo che si muove.
Ecco, i meccanismi operativi o sistemi operativi, sono proprio tutte le regole che l’organizzazione utilizza per governare il proprio funzionamento e, questi, rappresentano la parte dinamica. Pensiamo a cosa succederebbe ad un’automobile senza carburante. Non si muoverebbe.
I meccanismi operativi non sono altro che:
- i modelli decisionali,
- le procedure di lavoro e metodi produttivi,
- le procedure di utilizzo delle risorse economiche e tecniche,
- le procedure di selezione del personale, di sviluppo delle carriere, dei meccanismi di premio e di sanzione,
- i sistemi di valutazione e controllo delle persone e delle attività a loro assegnate,
- i modelli informativi.
Per dirlo in maniera più semplice, i meccanismi operativi possono essere assimilati ad una sorta di carta costituzionale che definisce e regola il funzionamento della macchina organizzativa. E questo, indipendentemente dalle persone in essa coinvolte.
I requisiti dei meccanismi operativi
Sono due: l’ufficialità e l’impersonalità. Sono ufficiali, perché sono emanati e divulgati dall’impresa, oppure derivano da usi e costumi consolidati. Sono impersonali, perché valgono sempre per tutte le persone e restano sempre tali nonostante il loro ricambio, vivono di moto proprio.
L’area di diagnosi dei meccanismi operativi
È molto ampia e va osservata con estrema attenzione. C’è un assunto da prendere in considerazione:
«Tutti i fatti e tutti gli eventi legati all’ambiente organizzativo, si realizzano sempre e comunque, con o senza meccanismi operativi. Se non vengono governati da regole esplicite lasciandoli a processi discrezionali e arbitrari danno luogo al caos organizzativo. Quando si affaccia questo fenomeno non si parla più di meccanismi operativi ma di meccanismi di autoregolamentazione, che di volta in volta si assestano in funzione delle scelte delle persone.»
Detto ciò passiamo all’osservazione. Esistono tre grandi gruppi di meccanismi operativi:
- il sistema informativo
- il sistema di gestione del personale
- il sistema di pianificazione e controllo.
Attenzione però a non confondere il termine sistema con qualcosa di attinente all’informatica. In questo caso è utilizzato per indicare un insieme di elementi che in maniera coordinata interagiscono tra loro, per ottenere un certo risultato. Passiamoli in rassegna.
Il sistema informativo
È il primo dei tre gruppi, e riguarda tutti i meccanismi che regolano l’informazione e la comunicazione. Tutte le attività dell’impresa sono controllate e gestite da un flusso di informazioni. Possono essere di origine interna o esterna.
Queste si armonizzano in un sistema informativo:
- in parte formale, ufficiale, disponibile a tutti
- in parte informale, non ufficiale, gestito in forma privata dalle singole persone a tutti i livelli.
Il sistema informativo, quindi, può essere visto come l’insieme dei mezzi e delle modalità che guidano la raccolta, l’elaborazione, lo scambio e l’archiviazione dei dati, con il fine di supportare tutte le attività strategiche, tattiche e operative dell’impresa.
I mezzi sono due:
- le risorse umane, cioè gli addetti alla elaborazione e gestione delle informazioni
- le risorse tecniche, cioè l’infrastruttura IT, hardware e software, necessaria al trattamento dei dati.
Le modalità indicano nel complesso le procedure operative a cui attenersi per il trattamento dei dati e non solo. In realtà le procedure sono strumenti operativi che stabiliscono il flusso di dati, dei documenti e dei materiali secondo la progressione logica e cronologica delle diverse operazioni, nell’ottica della massima efficienza.
Producono due vantaggi:
- la certezza dei comportamenti degli operatori, evitando che questi ricorrano continuamente ai capi per chiedere come fare,
- il controllo più rapido e puntuale, per avviare con facilità azioni correttive più mirate.
Attenzione però a non cadere nel rischio della burocratizzazione della gestione di impresa, la proceduralizzazione è tutt’altra cosa.
Il sistema di gestione del personale
I meccanismi di gestione del personale riguardano la definizione degli organici, il reclutamento e la selezione del personale, compresi i sistemi di valutazione, i sistemi retributivi e i sistemi di mobilità e di sviluppo della carriera. Ma riguardano anche i sistemi di attribuzione delle mansioni e, soprattutto, lo stile di governo dell’impresa.
Il sistema di pianificazione e controllo
È un meccanismo fondamentale che consente di guidare le attività e il comportamento delle persone verso il raggiungimento degli obiettivi. La pianificazione può essere:
- strategica, se è volta a focalizzare gli obiettivi di gestione nel medio e lungo termine
- operativa, se è volta a identificare quelli di breve periodo.
Il punto di raccordo tra i due sistemi di pianificazione è il controllo di gestione che si traduce in programmi annuali e pluriennali elaborati sotto forma di budget.
Perché i meccanismi operativi sono importanti
Provo a spiegarvelo con un semplice esempio. Ogni minima organizzazione sociale ha bisogno di regole scritte che descrivono ciò che si può o non si può fare. Cosa e come sarebbe una società senza regole? Possiamo immaginarlo. Un disastro.
L’impresa è anche una forma di organizzazione sociale e, come tale, ha bisogno di regole per funzionare. I meccanismi operativi sono la forza motrice della macchina organizzativa. Peccato però che in molte imprese non se ne dia la giusta importanza.
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