Aiuto. Sul mercato ci sono tanti ERP. Quale scelgo?

E’ la domanda che ogni azienda si pone al momento della sua fondazione o quando il sistema informatico che sta utilizzando non soddisfa al meglio le proprie esigenze. Come per miracolo, da ogni parte spuntano fornitori di soluzioni gestionali che propongono un sistema ERP.

Quando questo succede, non bisogna essere tempestivi nel prendere una decisione, ma bisogna innanzitutto farsi delle domande: cos’è un sistema ERP e a cosa serve? Ma, soprattutto, bisogna chiedersi come fare a evitare errori nella scelta.

Vediamo più da vicino un sistema ERP

In generale, un sistema ERP altro non è che un’applicazione informatica sviluppata per supportare le attività operative e decisionali dell’azienda.

La sua funzione, quindi, può essere ricondotta a 3 principali obiettivi:

  • produrre informazioni,
  • pianificare l’impiego delle risorse,
  • automatizzare le attività operative e decisionali.

Pertanto, è molto riduttivo pensare che serva solo a emettere le fatture, a fare il carico e lo scarico degli articoli a magazzino o a gestire la contabilità. In realtà può fare molto di più.

Quindi, la scelta e l’implementazione del sistema ERP è un’attività molto delicata perché si tratta di individuare la soluzione applicativa più adeguata per gestire in maniera efficace e, soprattutto efficiente, tutte le informazioni e le attività operative e decisionali necessarie a far funzionare l’azienda.

Secondo la mia visione, il sistema ERP, e più in generale il sistema informatico, è lo strumento attraverso il quale vengono attuati i “meccanismi o sistemi operativi” dell’azienda (LEGGI ANCHE: Quanto sono importanti i meccanismi operativi):

  • Pianificazione e controllo.
  • Gestione e coordinamento delle risorse umane.
  • Sistema informativo.

Come posso sapere se ho veramente bisogno di un ERP

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda sia alla prima informatizzazione, o che tu senta l’esigenza di sostituire il tuo sistema gestionale, assicurati di avere veramente bisogno di adottarne uno nuovo.

Devi sapere che ¾ dei problemi che le aziende attribuiscono al sistema informatico sono in realtà dovuti a cause totalmente diverse.

Quelle più frequenti sono soprattutto quelle di natura organizzativa e, quindi, anche se sostituisci il tuo software gestionale con un sistema ERP, i tuoi problemi organizzativi continueranno a persistere e di lì a breve ti accorgerai che non è cambiato nulla.

Quindi se hai un minimo dubbio non fare acquisti che potrebbero risultare inutili.

Ovviamente se sei una Microimpresa è molto probabile che non sia adatto a te. Un sistema ERP è sicuramente più indicato per la Piccola, Media e Grande Impresa, perché è molto più attenta e sensibile al fattore efficacia e al fattore efficienza, dai quali trae un enorme vantaggio competitivo.


L’approccio alla scelta e alla sua implementazione

In linea generale si possono utilizzare 3 diversi approcci:

  • progettuale,
  • agile,
  • tecnologico.

L’approccio progettuale è senz’altro consigliato all’impresa di grandi dimensioni perché è più strutturata ed ha un elevato livello di complessità aziendale e organizzativa.

  • Parte dalla osservazione dei meccanismi operativi e dalla loro definizione.
  • Prosegue con la descrizione dei requisiti funzionali e non funzionali richiesti al sistema informatico.
  • Continua con la scelta del fornitore della soluzione applicativa.
  • Si conclude con l’implementazione del sistema informatico e con la sua messa in esercizio.

L’approccio agile, invece, è consigliato alla piccola e media impresa perché è mediamente strutturata ed ha un medio livello di complessità aziendale e organizzativa.

  • Parte dalla scelta della piattaforma applicativa e del fornitore IT.
  • Prosegue con l’implementazione del sistema informatico in modalità incrementale fino al completamento.
  • Si conclude con la messa in esercizio del sistema.

L’approccio tecnologico è consigliato alla microimpresa perché ha una struttura molto semplice ed un livello di complessità organizzativa molto basso. Generalmente riesce a soddisfare le esigenze con soluzioni applicative standard.

  • Parte dalla ricerca di una soluzione applicativa.
  • Prosegue con una Demo applicativa.
  • Continua con la scelta della soluzione applicativa.
  • Si conclude con l’implementazione e la messa in esercizio del sistema.

Sebbene l’approccio tecnologico sia maggiormente indicato per la microimpresa, è invece quello più utilizzato dalla PMI.

Le motivazioni di fondo legate a questa abitudine sono generalmente 3:

  • L’incapacità di riconoscere le cause dei problemi, e la convinzione di risolverli cambiando semplicemente il sistema informatico.
  • L’incapacità di descrivere dettagliatamente i propri processi, le proprie procedure operative, le proprie esigenze informative, il proprio sistema di pianificazione e controllo, ecc.
  • La resistenza verso il sistema della consulenza in tutte le sue sfumature. (LEGGI ANCHE: Le resistenze della PMI verso il sistema della consulenza)

La combinazione di questi fattori rende molto difficile la sua attuazione.


Perché l’approccio agile è il più indicato per la PMI

L’approccio progettuale parte dagli obiettivi aziendali, analizza i meccanismi operativi e quindi definisce i requisiti funzionali e non funzionali del sistema informatico.

L’approccio tecnologico parte da una applicazione software per giungere alla soddisfazione degli obiettivi aziendali.

L’approccio agile, invece, parte dalla scelta di una piattaforma applicativa di classe ERP che poi viene adattata alle esigenze organizzative dell’azienda.

La piattaforma applicativa non è una semplice applicazione software, ma un vero e proprio framework di sviluppo, cioè una cassetta di attrezzi che consente allo sviluppatore di confezionare un sistema informatico “su misura” senza modificare la versione standard del sistema originale e senza apportare interventi invasivi sul codice sorgente dei programmi.

Naturalmente anche l’approccio alla implementazione segue la logica “agile”. In questo caso le attività progettuali sono più leggere.

Il progetto di implementazione (personalizzazione) viene suddiviso in più parti (sprint) e al termine di ogni rilascio viene eseguito il test funzionale. I vantaggi per l’azienda sono molteplici:

  • Le prestazioni professionali dei consulenti (di organizzazione e management e di informatica aziendale) si limitano a produrre solo i diagrammi di flusso procedurale, e si focalizzano maggiormente sul supporto al fornitore della piattaforma applicativa durante l’implementazione del sistema.
  • Sulla base dei diagrammi di flusso il fornitore della piattaforma applicativa può elaborare un’offerta di massima, molto vicina al costo finale del progetto.
  • Il progetto di implementazione è suddiviso in più parti e, quindi, il pagamento viene effettuato su stato di avanzamento.
  • In corso di implementazione è più facile apportare correzioni e modifiche al progetto iniziale.

L’approccio agile favorisce il sistema della collaborazione circolare tra l’azienda, il mondo della consulenza e il fornitore della soluzione applicativa.

Quindi, se vuoi adottare l’approccio agile ti consiglio di rivolgerti ad un team di consulenti che possano aiutarti a trovare la piattaforma applicativa di classe ERP più adeguata alla tua azienda in termini di rapporto prezzo-qualità-risultati.

Solo così potrai evitare di commettere errori.


Il mio contributo

Indipendentemente dall’approccio che sceglierai, il problema che ogni volta si presenterà, non è quello di scegliere tra i tanti, il sistema ERP più adeguato, quanto invece, la tua capacità di descrivere in un linguaggio non ambiguo come funziona la tua azienda, di cosa si ha bisogno, quali sono le tue attese e quali sono i requisiti funzionali e non funzionali richiesti al sistema ERP.

Senza queste informazioni il fornitore software non è in grado di dirti se può soddisfare o meno le tue esigenze, né tantomeno può dirti, anche con larga approssimazione, quale potrebbe essere l’investimento richiesto.

Anche richiedere al fornitore software di fare un’analisi delle tue esigenze aziendali è una pratica inadeguata. Il suo parere è influenzato dal prodotto software che ti vuole vendere, per cui non è oggettivo.

Sei tu che devi dire al fornitore software ciò che ti serve, e non viceversa.

E’ come se tu entrassi in un supermercato senza lista della spesa e il commesso riempisse il tuo carrello nella sua totale discrezionalità.

Quindi, prima di passare alla scelta e alla implementazione di un sistema ERP, prepara la tua lista della spesa. Solo così potrai controllare e gestire correttamente il tuo rischio.

Hai difficoltà? Fatti aiutare dal tuo consulente d’impresa, è lì per questo.



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Francesco Muggeo
Esperto di Organizzazione e Management.